Article adapté de « Extension du domaine de la machine à café », Principes Actifs n°9, juillet 2020, et de « Des mètres carrés pour ceux qui ne font rien », Principes Actifs n°12, septembre 2021.
Le bureau hybride est un bureau pensé pour des équipes qui travaillent aussi à distance. Il sert d’abord aux échanges informels, aux rencontres imprévues et au travail collectif, ce que le domicile permet mal. Les entreprises réduisent souvent leurs surfaces, mais les mètres carrés qui restent doivent être consacrés à ces moments.
Le mètre carré à ne pas sacrifier
Avec le télétravail, toutes les entreprises ont fait les mêmes calculs : combien de surface de bureau économiser, combien d’heures de trajet éviter. La tentation est forte de garder des bureaux identiques, simplement plus petits.
En juillet 2020, nous proposions une autre lecture. Le travail courant se fait bien à distance. Ce qui se fait mal à distance, c’est la réflexion qui naît du hasard : croiser un collègue, entendre une idée, poser une question au détour d’un couloir. Le mètre carré qu’il ne faut pas sacrifier est donc le mètre carré informel. Nous l’avions appelé « l’extension du domaine de la machine à café ».
Pour mesurer ces rencontres, nous parlions alors de « coefficient de collision ». L’expression désigne le nombre de fois où l’on tombe par hasard sur quelqu’un. Plus ce nombre est élevé, plus les idées circulent.
Le hub de la collaboration informelle
En 2021, la Harvard Business Review a publié un article des chercheurs Anne-Laure Fayard, John Weeks et Mahwesh Khan sur le bureau hybride. Leur idée centrale est la suivante. Une grande partie du partage des connaissances se fait de façon informelle, et le télétravail la fragilise. Le bureau doit donc devenir le lieu des échanges libres et des rencontres qui ne sont pas planifiées.
L’article décrit le bureau comme le « hub de la collaboration non structurée », selon la traduction que nous en donnions en 2021. Un hub est un point de rencontre où les chemins se croisent. C’est là que la créativité a le plus de chances de naître.
Concrètement, cela change la façon d’aménager. Moins de postes individuels alignés. Plus d’espaces pour se poser à deux ou à quatre, de lieux de pause agréables, de salles pour travailler ensemble. L’acoustique compte aussi beaucoup. Un espace ouvert où l’on ne peut pas parler sans gêner les autres ne remplit pas ce rôle.
Le rôle oublié des managers
L’aménagement ne suffit pas. Un canapé près de l’escalier reste vide si personne n’ose s’y asseoir. Les managers ont ici un rôle que l’on oublie souvent.
Ils doivent faire sentir à leurs équipes qu’elles ont le droit de ne pas « travailler » au sens habituel du mot. Discuter dix minutes avec un collègue d’un autre service fait partie du travail. Prendre une vraie pause aussi. Le manager doit vérifier que ses équipes ne restent pas en alerte en permanence.
Cela passe par des rituels autour de la pause, qui doivent sonner juste. Un café d’équipe le jour où tout le monde est présent, un déjeuner commun, un temps d’échange après une réunion. C’est le paradoxe que nous relevions en 2021 : il faut accepter de consacrer des mètres carrés « pour ceux qui ne font rien ».
Organiser les jours de présence
Un bureau pensé pour se rencontrer ne sert à rien si les membres d’une équipe n’y viennent jamais le même jour. Les jours de présence doivent donc être choisis ensemble. L’équipe y place les réunions de travail collectif, les ateliers et les moments de convivialité.
Le reste du temps, le travail individuel et les échanges courts peuvent se faire à domicile. C’est la logique que nous décrivons dans notre article Travail hybride : à quoi sert vraiment le présentiel.
Questions fréquentes
Faut-il supprimer les bureaux individuels ?
Pas nécessairement. Certaines tâches demandent du calme et de la concentration, et tout le monde ne peut pas travailler chez soi. L’idée est de rééquilibrer les espaces en faveur des lieux d’échange.
Le flex office est-il une bonne solution ?
Le flex office, où personne n’a de bureau attribué, permet de réduire les surfaces. Il fonctionne si les salariés trouvent facilement une place et des espaces adaptés à leurs tâches. Mal préparé, il donne surtout le sentiment de ne plus avoir sa place.
Comment savoir si notre bureau joue son rôle ?
Observez ce qui s’y passe les jours de forte présence. Si les salariés restent seuls derrière leur écran en visioconférence, le bureau n’apporte rien de plus que le domicile. Interrogez aussi les équipes sur ce qu’elles viennent y chercher.
Comment Elixir peut vous aider
Elixir accompagne les directions en conseil pour organiser le travail hybride à partir des besoins réels des équipes. Nous aidons aussi les managers à installer des rituels pour une équipe hybride.
Sources : Principes Actifs n°9 (juillet 2020) et n°12 (septembre 2021) ; Anne-Laure Fayard, John Weeks et Mahwesh Khan, « Designing the Hybrid Office », Harvard Business Review, 2021.
Nous avons repris les grands thèmes de nos newsletters Principes Actifs pour montrer que ces questions restent d’actualité.